Så siger min holdkammerat, Dorte Breschel fra Hvidovre Kommune, at hendes persona, en dagplejemor:
- Ikke har tid til at arbejde, hun har så travlt med at hygge sig
- Gerne vil gå på nettet
- Bedst kan lide historier om mennesker, der har problemer. Rigtige mennesker
- Gerne vil have mere viden om børn
Derfor vil Dorte lave et intranet med mere brugerinvolvering under sloganet: Vi vil ha virkelige mennesker! Giv kommunen ansigt og stemme.
En hjemmehjælper har lagt et foto på intranettet af en uredt seng hos en gammel borger og skriver: Jeg lod sengen være, for det er vigtigere at snakke med de gamle. Der er kommentarer for og imod.
En medarbejder har fotograferet den fede kantinemad, en gartner lagt nyudsprungne krokus på. En daginstitutionsleder blogger om, hvordan KB (kommunalbestyrelsen) vil skrive 60 børn mere ind i hendes fritidshjem. Illustration: Ridder slås med drage.
Her kommer min reflektion:
De gængse argumenter for at lokke dagplejemødre, gartnere, lærere og hjemmehjælpere ind på et kommunalt intranet lyder (de fleste bruger vi også i Kolding):
"Vi skal være en fælles kultur"
"Vi skal styrke the company spirit"
"Vi skal dele viden"
"Vi skal gøre samtlige medarbejdere til positive ambassadører"
"Der skal være noget for højre hjernehalvdel - underholdning, identifikation, merværdi, ikke kun hårde fakta"
"Intern kommunikation er forudsætningen for ekstern kommunikation"
Argumenterne er afsenderorienterede!
Vejle Kommune lavede i forbindelse med sammenlægningen en større fokusundersøgelse med otte-ti grupper af ansatte. (Kommunikationsmanden Nick Dalum lavede den.) Man ville kortlægge gruppernes behov for intern kommunikation og agere ud fra konklusionen. Jeg kan ikke finde undersøgelsen på www.vejle.dk lige nu, den har ligget der...
Konklusionen var klar: De ansatte er mest interesserede i nyt om egen faggruppe og har forskellig præference mht. kanal - frit efter hukommelsen: Social- og sundhedsassistenterne vil have besked af nærmeste leder, tillidsrepræsentanten (mundtligt) eller via en opslagstavle. Lærerne vil bruge skoleintra. Så meget husker jeg. De decentrale faggrupper langt fra rådhuset er rystende uinteresserede i al den larm, vi kommunikationsfolk - somme tider på ledelsens foranledning - vælter ud i digital eller trykt form.
Jeg tænker: Man kan næppe lave et generelt intranet, som rammer alle. Ude & Hjemme-historierne vil underholde nogle, men irritere andre. En kommunes ansatte kan deles op i så mange små grupper med forskellige behov. Jvf. lærdommen fra vores diplomkursus tænker jeg, at vi skal sektionere intranettet mere. Udfordringen består i:
- At strukturere stoffet, så enhver let finder det, han/hun søger
- Løbende via brugertester og logfilanalyser at teste, om struktur og indhold virker efter hensigten
- At lade medarbejdere, som ikke interesserer sig for intranettet, være i fred og sørge for, de får "need to know"-informationen ad anden vej
I Kolding har vi en fælles forside på Hercules (= vores intranet). Dertil har hver enkelt forvaltning eget intranet. Kommunikationstjenesten, hvor jeg arbejder, har som eneste afdeling sit eget.
De decentrale intranet fungerer som opslagsværker på hvis forsider man fx kan læse, når nogen har jubilæum eller fratrædelsesreception. Vi har ikke undersøgt, hvor meget og hvordan de bruges.
Kommunikationstjenesten bestyrer den fælles forside og overordnede struktur. Vi kan ikke sige os fri for som velmenende hattedamer at generere en vis mængde indhold, som mest tjener et afsenderbehov. For eksempel vores arbejdsmiljøfolks behov for at missionere sundhedsbudskaber :-( Vi må løbende have en prioriteringsdebat, og i år har vi på virksomhedsplanen at relancere intranettet med baggrund i brugeranalyser.
Jeg er spændt på, hvilke erfaringer Dorthe fra Hvidovre gør sig med sin opgave - Hej Dorthe!
2 kommentarer:
Hej Lis - endelig fik jeg læst din post om mit oplæg. Jeg så jo, at du sad og skrev om det på kurset. det er godt at høre om Kolding Kommunes erfaringer og Vejles også (jeg må se om jeg kan få fat i den undersøgelse), men straks tænker jeg: Åhhh nej - hvad skal der ske med min eksamensopgave? Er jeg for idealistisk? Nej! Det må ikke skride nu, hvor jeg er så godt i gang, så jeg vil hellere tage til mig og sige: jamen, så laver vi da forvaltningsvise/afdelingsvise underopdelinger af intranettet. Og JA - selvfølgelig skal informationer og debat stadig gives og tages på møder, i nyhedsbreve osv. til de grupper, som foretrækker dette.
Hvorfor prøver I ikke at lave jeres brugerundersøgelse og udvikling af intranettet ved hjælp af personas? Kirsten Nørgaard fra Rambøl har brugt personas i en udvikling af deres intranet, og hun har gode erfaringer med det. Læs hendes artikel på K-forum fra den 19. april 2005.
Hvordan går det i øvrigt med dit læsekredsprojekt? Og en helt anden ting: Den der dag, hvor I kørte borgerne (var det nye borgere?) rundt i veteranbusser - hvor mange borgere deltog egentlig?
Hej Dorthe. (Pyha, mon det er dette vindue, jeg skal skrive i for at svare på din kommentar? Jeg prøver). Det sidste først: Jeg fik at vide, at omkring 500 borgere havde været ude at køre i busserne. Hvis du vil have flere detaljer om "Kolding Velkomstdage", kan du ringe til Henrik Kragh, som stod for arrangementet. Jeg kan ikke huske hans direkte nummer, men ringer du til 79 79 10 03, får du fat i en kollega, som kan stille dig om. (Vi har lang ventetid på telefonomstillingen, så det kan desværre ikke anbefales at ringe til Kommunens hovednummer).
Som svar på det andet, du skriver: Det var selvfølgelig ikke meningen at drage dit forehavende i tvivl, mere at give udtryk for, at din påtænkte effekt er meget ambitiøs - og så konstatere, at også vi i Kolding har svare problemer med at blive kloge på, hvordan vores intranet virker. Forleden kaldte jeg vores journalistik på intranettet (som hedder Hercules) for "velmenende hattedamers analopspændte pænhedsaktivitet" eller noget i den stil. Fordi vi diskuterede, hvordan vi skal håndtere en kontroversiel proces i organisationen, som handler om at nedbringe sygefraværet. Kampen står mellem de, der absolut kun vil "tælle de lyse timer" - læs: tale om den lyse fremtid, vi går i møde, hvis fraværet bringes ned. Og så de (herunder jeg), der mener, at man skal kalde en spade for en spade også hvis det indebærer, at man skal viderebringe fakta og holdninger, som er ubehagelige eller kontroversielle.
Igen: Vi må have undersøgt, hvordan vores Hercules faktisk bruges, og her er dit forslag om personaer bestemt med i overvejelserne.
Lad os tale mere om problemkomplekset, når vi mødes i begyndelsen af maj. Jeg glæder mig!
Lis
Send en kommentar